Na skróty
Czego dowiesz się z artykułu:
- Jak fizyczna przestrzeń wpływa na atmosferę rozmowy rocznej - usiądź obok pracownika, nie za biurkiem, i zapewnij spokój bez przerywania rozmowy.
- Techniki prowadzenia rozmowy oceniającej, które budują zaufanie: chwal osiągnięcia, krytykuj wyniki (nie osobę), używaj techniki ciszy, dając pracownikowi czas na wypowiedź.
- Jak wspierać rozwój pracownika poprzez zadawanie pytań koncentrujących się na rozwiązaniach i zachęcanie do samooceny przed przedstawieniem swojej oceny.
Pierwszy kwartał roku to okres prowadzenia rozmów podsumowująco-oceniających. Często uczestnicy naszych szkoleń pytają nas co zrobić, aby rozmowa roczna przebiegła w dobrej atmosferze? Oto kilka sprawdzonych przez nas działań:
- Usiądź obok pracownika, a nie po drugiej stronie biurka.
- Podkreślaj, że w tej właśnie chwili można spokojnie porozmawiać – na tę rozmowę macie dużo czasu.
- Unikaj stwierdzeń, które podkreślają pozycję zwierzchnika.
- Chwal osiągnięcia pracownika.
- Jeśli musisz krytykować, krytykuj wyniki pracy i konkretne zachowania pracownika, a nie samego pracownika.
- Daj pracownikowi czas na wypowiedzenie się (technika ciszy), zachęcaj do mówienia, nawet jeśli wiąże się to z milczącym oczekiwaniem na ich odpowiedź (może to być trudne dla niego, ale nie próbuj sam odpowiadać na ich pytania).
- Postaraj się aby podczas rozmowy nie dochodziło do jej przerywania (telefon, mail, osoby wchodzące).
- W przypadku rozmowy o trudnościach zachęcaj pracownika do proponowania rozwiązań, czasami pracownik może znaleźć lepsze rozwiązanie niż Ty.
- Zanim przedstawisz pracownikowi swoją ocenę doprowadź do tego, by on sam ocenił siebie, w rezultacie często pracownicy sami mówią o swoich słabych stronach.
- Zadawaj pytania, które koncentrują się na szukaniu rozwiązań np.: „co możemy zrobić, aby twoja umiejętność organizacji były nas takim samym poziomie jak inne twoje zalety?
- Pamiętaj przez cały czas, iż celem rozmowy jest pomoc pracownikowi w rozwoju.
- Unikaj podczas rozmowy sformalizowanej formy: podwładny – przełożony. Rozmowa oceniająca nie może być osądem nad pracownikami.
*autor: Krzysztof Dudek *
Przeczytaj również
- Jak zarządzać wielokulturowym zespołem podczas dużych eventów
- Sposoby wywierania wpływu i mechanizmy za nimi stojące
- Jak zarządzać oczekiwaniami przełożonego: 4 szablony rozmów dla menedżera
Najczęściej zadawane pytania
Ile czasu powinna trwać rozmowa roczna z pracownikiem?
Rozmowa roczna powinna trwać minimum 45-60 minut, aby obie strony miały wystarczająco czasu na swobodną wymianę myśli. Pośpiech jest jednym z największych wrogów dobrej atmosfery, dlatego warto zarezerwować nawet nieco więcej czasu niż się wydaje potrzebne.
Co zrobić, gdy pracownik zamyka się w sobie i nie chce rozmawiać?
Warto zastosować technikę ciszy i dać pracownikowi czas na zebranie myśli, nawet jeśli chwila milczenia wydaje się niezręczna. Pomocne jest również zadawanie pytań otwartych dotyczących konkretnych sytuacji z pracy zamiast ogólnych pytań o samopoczucie czy zadowolenie.
Czy rozmowę roczną lepiej przeprowadzać w gabinecie przełożonego czy w neutralnym miejscu?
Neutralne miejsce, takie jak salka konferencyjna lub strefa relaksu, pomaga w budowaniu atmosfery partnerskiej rozmowy zamiast relacji przełożony-podwładny. Jeśli rozmowa musi odbyć się w gabinecie, warto usiąść obok pracownika, a nie po przeciwnej stronie biurka.
Jak poradzić sobie z sytuacją, gdy pracownik reaguje emocjonalnie na negatywną ocenę?
Kluczowe jest zachowanie spokoju, okazanie zrozumienia dla emocji pracownika i skupienie się na konkretnych zachowaniach i wynikach, a nie na osobie. Warto też wspólnie wypracować plan działania na przyszłość, co przekierowuje rozmowę z oceny przeszłości na konstruktywne planowanie rozwoju.