Na skróty
Czego dowiesz się z artykułu:
- Decyzje w projekcie łączą trzy aspekty: podział na fazy, proces kontroli i aspekty kontroli projektu (jakość, zasoby, kamienie milowe).
- Hierarchia decyzji: ustal kto ma prawo podejmować decyzje na każdym poziomie (projekt/faza/działanie), a decyzje wyższego poziomu określają granice ale muszą pozostawiać przestrzeń swobody.
- Podstawa decyzji: informacje (formalne i nieformalne), doświadczenie (własne i zespołu) oraz intuicja - niedoceniana, ale ważna, jeśli ktoś w zespole ma do niej zaufanie.
- Typy decyzji: odgórne (popieraj przed zespołem, chyba że naruszają prawo lub wartości), grupowe (czasochłonne, ale motywujące) i zespołowe (wspieraj, jeśli w ramach kompetencji). W projektach decydowanie jest niezwykle ważne - brak sprawnego podejmowania decyzji zwykle powoduje zatrzymanie projektu. Dziś przyjrzymy się tym procesom.
Decydowanie łączy 3 aspekty koncepcji
- Podział na fazy (np. ustalanie „kamieni milowych” , zatwierdzenie planów, decyzje o przejściu do następnej fazy, akceptacja produktu / podproduktu)
- Proces kontroli (np. etap przygotowanie – w jaki sposób przystąpimy do pracy? Czy najpierw wykonamy czynność A czy B? )
- Aspekty kontroli projektu (np. decyzje dotyczące jakości – czy na podstawie wyników testów zlecić podjęcie środków zaradczych? Co zrobimy jak dostarczone materiały nie spełnią warunków?)
Hierarchia decyzji
- Decyzje są podejmowane na różnych poziomach
- Trzeba ustalić kto ma prawo do podejmowania decyzji na określonym poziomie – kto ma prawo podejmować decyzje na poziomie projektu, fazy, działania.
- Decyzje z wyższego poziomu określają granice ale muszą też pozostawiać pewną przestrzeń swobody
- Decyzje wyższego poziomu podejmowane są rzadko, a im niższy poziom to częstsze decyzje ale o mniejszym znaczeniu
- Ważnym aspektem w decydowaniu jest delegowanie odpowiedzialności i uprawnień
Podstawa procesów decyzyjnych (dane wejściowe):
-
Informacje
-
Formalne (listy, dokumenty, notatki, plany, itp.)
-
Nieformalne (rozmowy, dyskusje, itp.)
-
Doświadczenie
-
Własne
-
Członków zespołu
-
Doradców, specjalistów itp.
-
Intuicja – często niedoceniana, niemniej ważna.
-
Obowiązuje niepisana zasada: „Jeśli w zespole nie ma choćby jednej osoby, która ma zaufanie do Twojej intuicji to nie podejmuj się zarządzania projektem.”
-
Ponadto trzeba ustalić:
-
Czy już istnieją jakieś procedury podejmowania decyzji?
-
Kto dostarcza informacji poprzedzających podjęcie decyzji?
-
Kiedy ma być wydana decyzja?
Decyzje podejmowane przez innych
- Decyzje narzucone (odgórne) – nawet jeśli się z nimi nie zgadzasz popieraj je przed zespołem i realizuj ich treść. Wyjątek stanowią sytuacje naruszenia prawa lub Twojego systemu wartości – wtedy zdecyduj i jeśli sprawa jest dla Ciebie naprawdę ważna poinformuj przełożonego i licz się z koniecznością odejścia z projektu.
- Decyzje grupowe – grupowe podejmowanie decyzji jest często czaso- i kosztochłonne ale ma silny walor motywacyjny a nierzadko również jakościowy.
- Decyzje innych członków Twojego zespołu – jeśli są w ramach ich kompetencji i nie są jednoznacznie złe to wspieraj je.
autor: Ekspert EITT
Przeczytaj również
- Nie tylko kod i metodyki: dlaczego umiejętności miękkie są kluczowe dla sukcesu w IT i zarządzaniu projektami?
- AI w zarządzaniu projektami: jak przewidywać opóźnienia, alokować zasoby i zarządzać ryzykiem
- Narzędzia i metody zarządzania projektami, które musisz znać
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy stosować decyzje grupowe, a kiedy podejmować je samodzielnie?
Decyzje grupowe sprawdzają się, gdy potrzebujesz wiedzy eksperckiej zespołu, akceptacja decyzji przez grupę jest kluczowa dla wdrożenia lub gdy czas pozwala na dyskusję. Decyzje samodzielne są właściwe w sytuacjach pilnych, o niskim ryzyku i gdy posiadasz wszystkie potrzebne informacje. Grupowe decydowanie jest czasochłonne, ale ma silny walor motywacyjny.
Jak ustalić hierarchię decyzji w projekcie?
Należy jasno zdefiniować, kto ma prawo podejmować decyzje na każdym poziomie: projektu, fazy i poszczególnych działań. Decyzje wyższego poziomu określają ramy, ale muszą pozostawiać przestrzeń swobody na niższych szczeblach. Kluczowe jest delegowanie odpowiedzialności i uprawnień w sposób proporcjonalny do kompetencji.
Jaka jest rola intuicji w podejmowaniu decyzji projektowych?
Intuicja jest często niedoceniana, ale stanowi ważne uzupełnienie formalnych danych i doświadczenia w procesie decyzyjnym. Obowiązuje niepisana zasada: jeśli w zespole nie ma choćby jednej osoby, która ufa Twojej intuicji, warto rozważyć, czy jesteś odpowiednią osobą do zarządzania tym projektem. Najlepsze decyzje łączą analizę danych z doświadczeniem i wyczuciem.
Co zrobić, gdy nie zgadzam się z decyzją narzuconą odgórnie?
Nawet jeśli nie zgadzasz się z decyzją przełożonego, powinieneś ją popierać przed zespołem i realizować — to fundamentalna zasada lojalności organizacyjnej. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy decyzja narusza prawo lub Twój system wartości — wtedy poinformuj przełożonego o swoim stanowisku i bądź przygotowany na konsekwencje, włącznie z koniecznością odejścia z projektu.